1. DocWeaver ArchiveConnect ArchiveLink SAP for ELO

Die zertifizierte Content-Schnittstelle des SAP-Standards ist die Grundlage für die Nutzung von ELO als revisionssicheres Repository für S/4HANA. Als von SAP vorgesehener Integrationspunkt ist sie per Definition Clean-Core-konform – und zugleich Voraussetzung für alle weiteren DocWeaver-Module, die eine Dokumentenverknüpfung mit SAP benötigen.

2. DocWeaver ArchiveConnect Indexdownload

Zu jedem mit S/4HANA verknüpften oder abgelegten Dokument in ELO werden Indexdaten aus dem SAP-System geladen. Diese Indexdaten dienen zum Beispiel dem Aufbau digitaler Aktenstrukturen in ELO. So können auch Mitarbeiter ohne SAP-Lizenz Dokumente kontextbezogen recherchieren – ein wichtiger Baustein, um Informationszugriff vom SAP-User-Modell zu entkoppeln.

Der Indexdownload liefert als Best Practice vorgefertigte Templates für gängige Business-Objekte. Kundenindividuelle Programmierung im SAP-System – der klassische Clean-Core-Verstoß – entfällt.

3. DocWeaver ArchiveConnect Lookups

Für den serverseitigen Zugriff auf Stamm- und Lookup-Daten stehen vorbereitete Webservices zur Verfügung. Unterstützt werden beliebige in S/4HANA definierte einfache Lookups. Die Daten werden zur Laufzeit gelesen – Stichwortlisten in ELO müssen nicht gepflegt werden und sind nie veraltet.

4. DocWeaver ArchiveConnect Matching Data Transfer

Direkte serverseitige Bereitstellung der DocXtractor-Matching-Daten in der DocXtractor-Datenbank – ohne zusätzlichen Dateiaustausch, ohne Batch-Exporte, ohne Eingriff in das S/4HANA-System.

5. DocWeaver ArchiveConnect ELOdata2SAP

Serverseitige Übergabe der ELO-Verschlagwortung an S/4HANA, zum Beispiel für Buchungen oder Bestellungen. Übergeben wird eine Aktionsanweisung; die Weiterverarbeitung erfolgt über freigegebene SAP-Schnittstellen und wird per Konfiguration bestimmt. Die SAP-Geschäftslogik – Prüfungen, Berechtigungen, Belegfluss – bleibt vollständig in Kraft.

6. DocWeaver ArchiveConnect Linking

Dieses serverseitige Modul verknüpft Dokumente in ELO mit S/4HANA-Business-Objekten und fügt sie der SAP-Anlagenliste hinzu. Die Verknüpfung kann durch den ELO-Client oder über eine ELO-Automatisierungsregel ausgelöst werden.

7. DocWeaver ArchiveConnect Overlay

Ausgangsdokumente aus dem S/4HANA Output Management werden mit einem Hintergrundformular, zum Beispiel einem Briefbogen, zusammengeführt (Blending) – ohne Anpassung der SAP-Formulartechnologie selbst.

8. DocWeaver ArchiveConnect Live Migration

Die S/4HANA-Transformation ist der richtige Zeitpunkt, auch das Dokumenten-Repository zu konsolidieren. Beim Umzug eines bestehenden SAP-ArchiveLink-Repositories nach ELO kommt es aus Compliance-Gründen auf absolute Zuverlässigkeit und Vollständigkeit an. Das DocWeaver Smart Migration Tool arbeitet mit festen Automatismen; alle Maßnahmen werden protokolliert und sind für Wirtschaftsprüfer nachvollziehbar. Der Customizing-Bedarf im SAP-System ist minimal – die Migration läuft parallel zum Betrieb und ist ideal mit einer Brownfield- oder Greenfield-Konversion kombinierbar.

9. DocWeaver ArchiveConnect Folder Management 

Mit diesem Aktenmodul wird dokumentengesteuert oder ordnerstrukturgesteuert (Folder Creation) eine Aktenstruktur in ELO aufgebaut. Technisch löst ein Webservice-Download aus S/4HANA den Aktenaufbau aus. Der Download ist eventgesteuert: Es werden nicht jedes Mal alle Daten übertragen, sondern nur Änderungen – ressourcenschonend und in Echtzeit. Für jede neue Akte (zum Beispiel Kunde oder Projekt) kann ein frei definierbares Aktentemplate kopiert werden.

Fertige Templates sind verfügbar für: Personalakten, Kunden-/Lieferantenakten, Projektakten, Equipment-/Fahrzeugakten, QM-Akten und den Rechnungseingang.

10. DocWeaver ELOConnect ELO2SAP

Anhand von Business-Objekt-Typ und -Nummer (ID) wird ein ELO-Dokument mit der SAP-Anlagenliste verknüpft. Für Suche oder Auswahl der Business-Objekt-ID steht die vertraute SAP-Oberfläche zur Verfügung – im S/4HANA-Umfeld wahlweise über SAP GUI for HTML oder den klassischen GUI-Zugang. Über das dynamische Auswahl-Popup (Schlüsselfeldeingabe) wird die ID ermittelt; die Verknüpfung stellt anschließend das Modul DocWeaver ArchiveConnect Linking her.

11. DocWeaver ELOConnect Searchhelp

Statt Stichwortlisten in ELO zu pflegen, werden Werte direkt aus dem ELO-Client über die SAP-Suchhilfe ausgewählt und in die ELO-Verschlagwortungsmaske übernommen. Der Zugriff auf S/4HANA erfolgt zur Laufzeit – die Werte sind damit immer aktuell und konsistent zum führenden System. Der Zugriff ist nicht auf bestimmte Business-Objekte begrenzt, sondern frei konfigurierbar.

12. DocWeaver ELOConnect SAP2ELO

Bereits in ELO archivierte Dokumente können aus S/4HANA heraus verknüpft werden. Dazu wird in SAP ein Menüpunkt „ELO Tree" integriert – als saubere Erweiterung im DocWeaver-Namensraum, ohne Modifikation der SAP-Anwendung. Das gewünschte Dokument aus dem ELO Tree wird als Anlage mit dem Business-Objekt verknüpft. Das Modul DocWeaver ArchiveConnect Linking ist enthalten.

13. DocWeaver ELOConnect SAP Transaction

Anhand der in ELO gespeicherten Business-Objekt-Information (Typ und ID) wird die zugehörige Anwendung in S/4HANA aufgerufen und die ID übergeben. Der Absprung ist für jedes gewünschte SAP-Objekt konfigurierbar – vom ELO-Dokument mit einem Klick in den SAP-Geschäftskontext.

14. DocWeaver ELOConnect INBOX 

Methode INBOX CREATE:

Ausgehend von einem Dokument oder Ordner in ELO (archiviert oder in der Postbox) wird eine Aktion in S/4HANA angestoßen. Über den Aufruf der voreingestellten SAP-Anwendung werden die Belegdaten direkt in SAP erfasst; das Dokument wird automatisch verknüpft. Anschließend kann es per DocWeaver ArchiveConnect Indexdownload die vollständigen Indexdaten (zum Beispiel Buchungsdaten) aus S/4HANA erhalten.

Methode INBOX DISPLAY:

Über die SAP-Suchhilfe kann eine bereits durchgeführte Transaktion gesucht und das in ELO markierte Dokument mit ihr verknüpft werden. Technisch umfasst dieses Modul die Funktionen von DocWeaver ELOConnect ELO2SAP und DocWeaver ArchiveConnect Linking.

15. DocWeaver Label Printer Software

Auch im digitalen Zeitalter erreichen Unternehmen Papierbelege. Dieses Modul ermöglicht deren Erfassung und Verknüpfung im SAP-ArchiveLink-Umfeld: Während der Belegbuchung in S/4HANA wird die SAP-Belegnummer als Barcode auf einem lokalen Barcodedrucker ausgegeben. Nach dem Scannen wird der Beleg automatisch anhand der Barcodenummer mit SAP verknüpft.

Auf Nachfrage können vorgedruckte Barcodes, zum Beispiel von einer Rolle, im Sinne eines Paginierstempels verarbeitet werden. Die Software wird für Dymo LabelWriter 450 vorkonfiguriert geliefert; andere Drucker sind optional einstellbar. Varianten für virtualisierte Clients, Webclients und Citrix auf Anfrage.